E-mail osnove [4]
[
photo credit: Editor B]
E-mail osnove, dio četvrti, uz prijašnje članke u kojima smo napravili pregled različitih polja unutar e-maila i njihove upotrebe (E-mail osnove [1], [2] i [3]) nekoliko općenitih napomena o sadržaju i odgovorima na e-mailove.
Budite kratki
Zbog količine e-maila kojeg prosječni e-mail korisnik dnevno prima (čak i zanemarujući spam poruke), najvjerojatnije neće pozorno pročitati duge e-mailove. Ukoliko se ne uspijete izraziti unutar par redova, čitatelj će samo preletjeti pogledom e-mail i ispustiti važnije stvari. Ako vam je potrebno više teksta za objašnjavanje, dobra ideja je na početku e-maila u par riječi sažeti najosnovnije i kasnije opširnije sve opisati te će na ovaj način biti smanjena mogućnost nesporazuma.
Odgovarajte na vrijeme
Iako e-mail nije namijenjen kao sredstvo za brzu komunikaciju, nemojte dopustiti da e-mailovi koji zahtijevaju odgovor čekaju unedogled – općenito je pravilo da bi odgovor trebao biti poslan unutar jednog do dva radna dana. Ukoliko niste u mogućnosti u tako kratkom vremenu napisati odgovor, dovoljno je napisati kratku poruku da će odgovor stići kasnije kako bi osoba koja vam je poslala početni e-mail bila obavještena da ste poruku primili i razumjeli.
Pravopis
Kao što, vjerojatno, pazite i kod pisane komunikacije tako je i unutar e-maila potrebno poštivati pravopisna pravila – većina e-mail klijentskih aplikacija (Outlook, Thunderbird) će vam pomoći automatskom provjerom pravopisa prilikom pisanja e-maila. Ako i ne koristite automatsku provjeru pravopisa, neće vam biti problem poštivati barem osnovna pravila – velika početna slova rečenica i imena te interpunkcijske znakove, a tako će i e-mail biti čitljiviji. Pisanje teksta isključivo velikim slovima je također loše jer upućuje na ljutiti ton teksta.
Iako nije pravopisno točno, donekle je dopustivo ispustiti dijakritičke znakove i zamijeniti ih sličnim slovima (npr. č -> c, š -> s, đ -> dj) zbog tehničkih razloga – budući da sve e-mail klijentske aplikacije ne podržavaju ova slova, može se dogoditi da se kod čitatelja pretvore u upitnike ili druge znakove što otežava čitanje.
Ukoliko priroda e-maila nije u potpunosti neformalne prirode, slengu i kraticama uobičajenim u elektronskoj komunikaciji (LOL, BTW i sl.) nije mjesto u e-mailu jer, osim što ove riječi ne postoje u hrvatskom jeziku, postoji opasnost da čitatelj neće znati protumačiti smisao.
Tagovi: e-mail, netiquette
