Google mail s vlastitom domenom
[
photo credit: Monsieur Gordon]
Iako upotreba gmail e-mailova za poslovanje i nije baš najbolja opcija, to ne znači da sve prednosti Google maila ne možete koristiti uz vlastitu domenu te umjesto nekatvrtka@gmail.com upotrebljavati adrese oblika ime.prezime@nekatvrtka.hr u Google mail sučelju. Dva su osnovna načina za ovo te prema mogućnostima odaberite onaj koji vam više odgovara.
Napomena – informacije vezane uz ovu uslugu su ažurirane novim uvjetima upotrebe Google Apps servisa – više o tome ovdje.
Google mail uz vlastiti e-mail server (ili u sklopu hostinga)
Ovo je vjerojatno najčešće upotrebljavana opcija zbog laganog postavljanja individualnih adresa što može napraviti svatko sam za sebe – dovoljno je prijaviti svoju e-mail adresu i potvrditi je za upotrebu unutar Google mail servisa. Potrebno je imati već postojeći gmail korisnički račun; onaj nekatvrtka@gmail.com može poslužiti kao općeniti e-mail za cjelokupno poslovanje, no za osobne adrese je potrebno da svaki djelatnik ima svoj odvojeni Google mail korisnički račun. Također, potreban je i postavljeni e-mail oblika ime.prezime@nekatvrtka.hr na vlastitom e-mail serveru. Postupak je sljedeći:
- Unutar postavki gmail korisničkog računa odaberite tab “Računi i uvoz” te odaberite opciju “Dodavanje račun za POP3 e-poštu”
- Upišite korisničke podatke (iste one koje već upotrebljavate unutar svog e-mail klijentskog programa)
- Unutar istog prozora odaberite da li želite da se kopija pošte ostavlja na e-mail serveru tako da vam još uvijek bude dostupna putem e-mail klijenta na računalu. Također provjerite i unutar postavki e-mail klijenta da se e-mail poruke odmah ne brišu prilikom preuzimanja – postavite da budu na serveru par dana prije zastarjevanja i brisanja kako bi imale vremena biti preuzete i od strane Gmail servisa.
- Preporučljivo je odabrati i opciju oznake dolaznih poruka kako bi imali pregled na koji e-mail je poruka koju ste primili unutar gmail sučelja bila poslana.
- Nakon odabira gornjih opcija će vam biti ponuđena mogućnost da poštu šaljete i s gmail sučelja preko iste e-mail adrese – prihvatite tu mogućnost te upišite ime koje želite da se primatelju pojavljuje uz navedenu e-mail adresu
- Unutar opcija za odabir SMTP poslužitelja, odaberite vlastiti poslužitelj (ne Gmail) te upišite potrebne postavke za prijavu na server za slanje e-maila
- Nakon ovoga će vam na postojeću e-mail adresu (onu oblika ime.prezime@nekatvrtka.hr) biti poslan zahtjev za potvrdu – dobijeni kod upišite u za to predviđeno mjesto unutar prozorčića ili pak kliknite na link u dobivenom e-mailu
Za one koji imaju tu mogućnost (dostupna uglavnom unutar kontrolne ploče e-mail servera) se preporuča umjesto gore opisanog načina za preuzimanje e-maila od strane Gmail servisa s vašeg e-mail server postavljanje automatskog prosljeđivanja (forwarding) na gmail e-mail – na taj način neće biti kašnjenja u primitku e-mailova na Google mail do kojega zna doći jer servis samo povremeno provjerava prisutnost novih e-mailova.
Google mail na vlastitoj domeni
Ukoliko imate pristup DNS zapisima za svoju domenu (a i potrebno znanje za pravilno postavljanje istih), postavite cjelokupnu e-mail komunikaciju preko Google mail servisa, uz dodatne mogućnosti suradnje unutar tvrtke preko Google Apps servisa. Osnovni, besplatni račun će vam omogućiti do 50 korisničkih e-mailova unutar vlastite e-mail domene, te olakšanu međusobnu suradnju putem zajedničkih Google kalendara te Google dokumenata. Za poslovanje je preporučljiva upotreba uz plaćanje (Google Apps for Business) budući da, uz garancije što se tiče dostupnosti servisa dobijate i 25GB prostora po korisničkom e-mail računu te dodatne mogućnosti (grupe, video kanali, dodatne aplikacije).
Za ovaj način se mora naglasiti da uvjetuje prelazak cijele tvrtke na ovaj sustav, budući da se radi na razini domene – dok je kod prethodnog načina svatko za sebe mogao postaviti komunikaciju preko Google maila se ovdje sav posao oko kreiranja korisničkih računa i kontrole odvija isključivo preko administratora domene – što administratorima olakšava posao, naročito ukoliko se radi o većem broju korisničkih računa.
Prvi korak je naravno prijava na servis što odrađuje budući administrator korisničkog računa, nakon čega dobijate pristup na vlastitu nadzornu ploču za administraciju e-mailovima i korisničkim računima. Nakon što je prošla prijava te su postavljene osnovne postavke računa, predstoji glavni dio posla – usmjeravanje MX DNS zapisa na Google mail servere (podaci o tome će biti navedeni unutar administratorskog sučelja Google Apps-a).
Promjena MX DNS zapisa se radi kontrolne ploče vašeg DNS servera te ovisi o sustavu (npr. Cpanel, HSphere, Plesk – ovo su najčešći ako DNS zapise postavljate unutar usluge hostinga). Osim MX DNS zapisa, za Google je kao provjeru o vlasništvu potrebno dodati i TXT zapis, a za lakši pristup određenim servisima unutar Google Apps-a je preporučljivo dodati i pripadajuće poddomene (npr. za webmail, kalendar i dokumente). Nakon pravilnog postavljanja DNS zapisa je potrebno pričekati neko vrijeme (od par sati do jedan dan) da nova konfiguracija postane aktivna kod svih ISP-ova te će e-mailovi početi pristizati na Google-ove servere i biti vidljivi unutar Google maila.
Ukoliko se kasnije odlučite da ovo ipak nije rješenje za vas, naknadnom promjenom DNS zapisa lako možete e-mail servis prebaciti ili na neko lokalno rješenje ili pak postaviti u sklopu hostinga.
Tagovi: gmail, google apps
