E-mail osnove [5]

Citiranje (Quote)

Uz odgovor na e-mail dobro je ostaviti citat e-maila pošiljatelja – na taj način će odgovor, kada stigne do osobe koja vam je poslala prvobitni e-mail, imati više smisla jer će sadržavati i pitanja na koja odgovarate. Većina e-mail klijentskih programa će ovo odraditi za vas prilikom sastavljanja odgovora na e-mail već pritiskom na “Odgovori” (Reply) tipku – citat će najčešće biti označen “>” znakom na početku reda što će primatelju biti dovoljna naznaka da razlikuje vaš odgovor od teksta koji mu je prethodio.
Odgovor možete pisati iznad ili ispod citata iako je prihvatljiviji oblik napisati odgovor direktno iznad te će primatelj moći pročitati odgovor odmah bez preskakanja teksta prethodnog e-maila. Također, u slučaju da je u prethodnom e-mailu bilo više pitanja, dopustivo je citirati samo bitno ili pisati odgovore ispod citata svakog od pitanja kako bi bilo jasnije na što se koji odgovor odnosi, ali u ovom slučaju pazite da odvojite svaki od ovakvih dijelova pitanja i odgovora u obliku odlomka kako bi primatelj lakše mogao pratiti e-mail.

Vicevi i lančana pisma

Što se tiče viceva i lančanih pisama (“Pošaljite ovo na adrese barem deset ljudi kako bi…”) osnovno pravilo je da ih ne šaljete unutar poslovne komunikacije, a i čim više izbjegavate prilikom osobne komunikacije (lančana pisma su u neku ruku i zabranjena na internetu, pritužbom zbog njih vam se može uskratiti pristup internetu od strane pružatelja usluge), osim eventualno na e-mail adrese ljudi za koje već unaprijed znate da ih žele primiti.
Kod slanja ovih pisama potrebno je voditi računa i o privicima – često znaju biti vrlo veliki (prezentacije, slike, dokumenti), a ponekad znaju sadržavati i viruse; ukoliko niste sigurni u njihov izvor, najbolje je ove e-mailove umjesto prosljeđivanja odmah obrisati.

Dodatne preporuke

Uz osnovne smjernice navedene u ovoj seriji o osnovama pisanja e-maila , nadovezuju se i uobičajena pravila za pismenu komunikaciju – pišite što kraće bez nepotrebnih podataka, uz miroljubiv ton i bez poruka mržnje i omalovažavanja.
Općenite službene smjernice (od strane IETF organizacije) za pristojno ponašanje na internetu sadržane su unutar dokumenta RFC 1855 dokumenta kojeg možete pregledati na adresi http://www.ietf.org/rfc/rfc1855.txt.